Ein Kostenvoranschlag wird in der Regel eingeholt, wenn eine größere Investition oder Reparatur ins Haus steht. Der zu beauftragende Dienstleister schätzt hier Art und Umfang der zu verrichtenden Tätigkeit ab und erstellt in Zusammenhang mit den anfallenden Personalkosten einen Kostenvoranschlag.

Im privaten Bereich ist das Erstellen eines Kostenvoranschlags beispielsweise dann gängige Praxis, wenn eine größere Reparatur am Auto oder die Renovierung der Wohnung ansteht. In diesem Fall wird die Werkstatt oder der Handwerksbetrieb aufgefordert, sich Art und Ausmaß der Beschädigung anzusehen und ein Angebot zu erstellen, das nicht verbindlich ist und einem Kostenvoranschlag gleichkommt. Diese Art des Kostenvoranschlags ist in der Regel umsonst, da er zur normalen Akquisetätigkeit des Betriebes zu rechnen ist.

Die Kostenvoranschläge im privaten Bereich sind meist relativ exakt, da sich zwischen der Auftragsvergabe und der Abwicklung an den Konditionen, den Materialpreisen und den Stundenlöhnen für die Arbeiter nichts ändert.

Im öffentlichen Bereich sind Kostenvoranschläge immer wieder Gegenstand politischer Debatten: Fassungslos nimmt die Öffentlichkeit immer wieder zur Kenntnis, dass sich die Anschaffung eines Militärflugzeuges gegenüber dem Kostenvoranschlag im Preis vervielfacht hat. Die Kosten für den Bau des Regierungsviertels in der Bundeshauptstadt Berlin potenzierten sich im Vergleich zum Kostenvoranschlag geradezu. Speziell im Bereich öffentlicher Großaufträge werden immer wieder Vorwürfe im Bereich der Korruption oder Absprache laut, die indes nur in den seltensten Fällen belegt werden können.

Die Diskrepanz zwischen Kostenvoranschlag und tatsächlichen Kosten bei großen öffentlichen Projekten erklärt sich häufig aus dem erheblichen Zeitfenster zwischen der Ausschreibung, der Auftragsvergabe und der tatsächlichen Durchführung, da sich in dieser Zeit oft genug die Rohstoffpreise und die Lohnkosten geändert haben.

Im privaten Bereich sollten bei Anforderung eines Kostenvoranschlags mehrere Anbieter berücksichtigt werden. Oft existiert etwa im Preisgefüge unterschiedlicher Handwerker eine erhebliche Differenz, da es Handwerksbetriebe gibt, die aus Tradition oder wegen vorhandener Meisterbriefe und Referenzen höhere Preise veranschlagen als ein Betrieb, der noch nicht lange am Ort ist.

Aus Kostenvoranschlägen kann der Kunde dazu ersehen, welche Arbeitszeit der jeweilige Betrieb für seine Tätigkeit vorsieht. Es gibt Betriebe, die hier eine unrealistisch kurze Dauer für die angeforderte Arbeit veranschlagen, um diese nachher unter Vorbringen verschiedenster Argumente zu erhöhen und letztlich teurer sind als ein konkurrierender Betrieb, dessen Kostenvoranschlag zwar höher, dafür aber realistischer war.

Generell gilt, dass ein Kostenvoranschlag speziell bei zeitlich aufwendigen Arbeiten meist nicht eingehalten wird. Der Kunde sollte eine Diskrepanz von etwa 10 % zwischen den veranschlagten und den anfallenden Kosten einkalkulieren.