Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist eines der wichtigsten Dokumente, welches bei einem Auszug (aber auch beim Einzug ist das Wohnungsübergabeprotokoll ein sinnvolles Dokument) aus der bisherigen Wohnung benötigt wird. In diesem bestätigt der Vermieter, dass die Wohnung vom Mieter ordnungsgemäß verlassen wurde. Für den Mieter ist dies ein erheblicher Vorteil, denn mit dieser Unterschrift vom Vermieter kann dieser im Nachhinein kaum mehr Ansprüche stellen.

Das Wohnungsübergabeprotokoll verursacht keine Kosten, lediglich ein wenig Zeitaufwand, den beide Parteien aber opfern sollten. Bei der Wohnungsübergabe sollte jeder Raum der Wohnung separat begutachtet und überprüft werden. Gegebenenfalls kann der bisherige Mieter auf technische Mängel hinweisen, welche dann ebenfalls im Wohnungsübergabeprotokoll erfasst werden. Ein ganz entscheidender und wichtiger Punkt in einem Wohnungsübergabeprotokoll sind die aktuellen Zählerstände von Gas, Strom und Wasser beim Auszug des Mieters. Diese sollten im Protokoll unbedingt erfasst werden; für den Mieter bedeutet dies gleichzeitig eine Kontrolle bei der Endabrechnung.

Das Wohnungsübergabeprotokoll wird in der Regel nach einer gemeinsamen Wohnungsbesichtigung durch Mieter und Vermieter ausgefüllt. Das Protokoll ist sowohl vom bisherigen Mieter als auch vom Vermieter zu unterschreiben; in seltenen Fällen ist noch ein unabhängiger Dritter mit vor Ort, welcher das Protokoll ebenfalls unterzeichnet. Die Wohnung sollte zum Zeitpunkt der Übergabe bereits vom bisherigen Mieter gesäubert wurden sein, "besenrein" ist hier der gängige Ausdruck.

Hierzu gehört auch, dass die Wände von eventuellen Bohrlöchern befreit wurden. Einen ganz entscheidenden Eindruck hinterlassen Bad und Küche. Handelt es sich um eine Einbauküche, sollte diese gründlich gereinigt werden. Im Bad sollten die Fliesen sauber sein.

Schließlich hat der Mieter noch seinen Namen von Klingel und Briefkasten zu entfernen. Zu guter Letzt sollte der Mieter alle seine Wohnungsschlüssel (inklusive Briefkastenschlüssel) an den Vermieter übergeben. Im optimalen Fall sind dies genau so viele, wie der Mieter beim Einzug überreicht bekommen hat. Dieser Akt der Schlüsselübergabe ist meist der letzte, welcher bei einem Auszug vollzogen wird.

Kommt es aufgrund von Streitigkeiten zu einer Auseinandersetzung vor Gericht, ist das Wohnungsübergabeprotokoll oft das wichtigste Beweismittel und Dokument, um den Sachverhalt zu klären. Die Verpflichtung zur Anfertigung eines Wohnungsübergabeprotokolls besteht für beide Mietparteien allerdings nicht.

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