Reisekostenabrechnung

Die eigentliche Reisekostenabrechnung über die Steuer ist für viele Arbeitnehmer ein lästiges Übel. Dabei ist es bei etwas Engagement eine gute Möglichkeit etwas von der bezahlten Steuer zurück zu bekommen. Die Pendlerpauschale wird dem Arbeitnehmer wieder ab dem ersten Kilometer gewährt, somit kann jeder eine Reisekostenabrechnung bzw. Fahrtkostenaufstellung zum Jahresausgleich beim Finanzamt einreichen. Für das Einreichen reicht eine einfache Auflistung der gefahrenen Kilometer, also Fahrtstrecke zur Arbeitsstelle multipliziert mit der Anzahl der gefahrenen Tage. Achtung, Urlaubstage sind nicht mit in die Auflistung aufzunehmen.

Wer jedoch dienstlich unterwegs ist, wird seine Reisekosten über die Firma abrechnen können. Hierbei ist zu beachten, dass der Anfahrtsweg von der eigenen Wohnung zur Arbeitstelle nicht als Reisekosten, die dem Arbeitgeber zu Lasten fallen, gilt. Dies sind Kosten für das Thema Pendlerpauschale.

Reisekosten fallen an, wenn der Arbeitgeber sich dienstlich von der Arbeitsstelle entfernt und nach dem Termin wieder zurück reist. Jedes Unternehmen besitzt da unterschiedliche Spielräume und legt die entsprechenden Dienstfahrten unterschiedlich aus. So ist es für viele Chefs kein Problem, wenn der Mitarbeiter nach Feierabend nicht mehr zur Arbeitsstelle fährt, sondern direkt nach Hause.

Wer mit seinem eigenen Auto dienstlich unterwegs ist, kann mit rund 30 Cents pro Kilometer rechnen. Auch hier rechnen die einzelnen Unternehmen unterschiedlich ab. Als Mitarbeiter ist unbedingt darauf zu achten, dass nicht nur die reinen Kraftstoffkosten erstattet werden.

In den Reisekosten sind die Abnutzung des PKW, Verschleiß und der Wertverlust mit einzuberechnen. Daher vertrauen viele Firmen auf die 30 Cent Regelung. Für den Dienstreisenden macht es daher einen Unterschied, ob er mit einem Sprit sparenden Auto unterwegs ist oder ständig auf der Überholspur zu finden ist. Dieser Umstand zahlt sich bei umweltfreundlicher Fahrweise durch bares Geld im Geldbeutel aus.

Bei Dienstreisen mit anderen Verkehrsmitteln bzw. mit einem Mietwagen, sind Rechnungen und Belege aufzubewahren. Diese gelten als Kostennachweis und müssen der Reisekostenabrechnung angeführt werden. Auch hier arbeiten Unternehmen unterschiedlich, bei vorab Buchungen kommt es vor, dass der Mitarbeiter erst einmal selbst zur Kasse gebeten wird und schließlich am Ende des Monats das Geld erstattet bekommt.

Bei zahlreichen Flugreisen ist es dem Mitarbeiter jedoch nicht zu zumuten, mehrere tausend Euro auszulegen. Hier sind Firmenkreditkarten oder Zahlungen per Rechnung sinnvoll. Solch einen Umstand ist ein Thema für ein Gespräch mit dem Vorgesetzten.

Bei längeren Dienstreisen werden dem Reisenden noch ein Hausgeld und ein Essensgeld bezahlt. Dies ist wieder Firmenabhängig, soll aber die Lebenskosten am Reiseort decken. Wer in seinem eigenen Fahrzeug weitere Mitarbeiter mitnimmt, kann in der Regel noch ein paar Cent für jeden gefahrenen Kilometer einstreichen.

Wie sich die Art und Höhe der Reisekosten zusammen setzt ist demnach individuell geregelt. Wichtig ist jedoch, dass die Reisekostenabrechnung pünktlich und korrekt abgegeben wird. Sonst geht bares Geld verloren. Wie die Reisekostenabrechnung aussehen muss und ob vielleicht eine eigene Software diese Reisen regelt, hängt vom Unternehmen ab.

Bei Reisen mit dem eignen Dienstwagen sind wieder spezielle Regeln und Bedingungen zu beachten, dies wird einem aber vom Fuhrparkchef einhellig erklärt.

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