Spesenabrechnung

Bei jeder Geschäftsreise ist eine Spesenabrechnung wohl der finanziell prägnanteste Teil. Wichtig hierbei ist vor allem, dass erst ab insgesamt acht Stunden Tagesspesen verrechnet werden können. Hierfür ist es notwendig alle auf der geschäftlichen Reise angefallenen Quittungen und Belege aufzuheben, um hieraus im Nachhinein entsprechenden Spesen berechnen zu können. Der Tagesspesensatz liegt je nach Bundesland und Zeitraum des Aufenthalts in unterschiedlicher Höhe. In großen Konzernen existieren hierfür auch Abteilungen, welche sich um den kompletten Buchung- und auch Abrechnungsaufwand kümmern.

Dies entlastet selbstverständlich die reisenden Angestellten des jeweiligen Unternehmens enorm, ist jedoch auch eine zusätzliche Kostenstelle. Diese kann dementsprechend nicht von jeder Firma finanziert werden und somit ist es auch verständlich, dass die Vielzahl der Unternehmen Spesen von den Mitarbeitern selbst berechnen lässt.
Hierfür wird lediglich noch eine Nachkontrolle durchgeführt, keineswegs jedoch eine vollständige Aufwandsübernahme.

Besitzt die eigene Firma eine Abrechnungsstelle für Reisekosten, sind die Formalitäten für die auf Dienstreise befindlichen Angestellten recht schnell und bequem zu realisieren. Lediglich die Zahlungsbelege, etwa für Geschäftsessen und Benzinkosten müssen aufgehoben und eingereicht werden. Wer nun jedoch die Spesenabrechnung selbst ausführen muss, ist gut beraten eine hierzu passende Software zu verwenden.

Diese unterstützt bei der Berechnung und Eingabe der einzelnen Kostenstellen. Der käufliche Erwerb einer solchen Softwarelösung ist vor allem dann anzuraten, wenn es in regelmäßigen Abständen zu Geschäftsreisen für die eigene Firma kommt. Hierbei zahlt ein Unternehmen Spesen nicht nur für Reisen in das Ausland, sondern auch für solche, welche sich auf das Inland begrenzen. Je nach Bundesland fallen auch die Staffelungen vom In- zum Ausland unterschiedlich aus. Entsprechende Computerprogramme beherrschen sämtliche notwendigen Berechnungsregeln und sind somit in der Lage automatisiert Spesentagessätze zu erzeugen.

Auch bei einer selbstständigen Tätigkeit kann die Anschaffung einer Spesenabrechnungs-Software sinnvoll sein. Durch Eingabe der Zeiträume, in denen man selbst oder ein Mitarbeiter nicht anwesend war, kann das zugehörige Programm die jeweiligen Spesen kalkulieren. An dieser Stelle stellt sich nun die Frage, was nun eine solche Verrechnung von Spesen mit der Auszahlung eines zusätzlichen Tagessatzes bezweckt.

In erster Linie sollen hierdurch Aufwende gedeckt werden, welche dem entsprechenden Mitarbeiter bei einem Auswärtsaufenthalt entstehen. Zudem ist es dem Geschäftsreisenden nicht möglich am Abend zu seiner Familie zu fahren und es fallen ihm oder ihr weitere Kosten, bezüglich Übernachtung und Verpflegung an. Diese Kostenfaktoren sind in einem herkömmlichen Arbeitsumfeld selbstverständlich nicht gleich hoch einzustufen.

Ein gebräuchliches Beispiel sei an dieser Stelle ein Geschäftsausflug ins Ausland, um Werbung für die eigene Firma zu betreiben und etwa an einer Messe teilzunehmen. Hier wird zunächst ein Transport des Equipements, sowie alles Werbematerial, Musterwaren und Mitarbeiter organisiert werden. Des Weiteren sind Versorgung und Unterbringung aller Mitreisenden sicher zu stellen.

Hinzu kommt nun eine Pauschale für weitere Nebenkosten, wie etwa Restaurantbesuche oder Kulturveranstaltungen. Handelt es sich allerdings um rein geschäftliche Aufenthalte, um etwa Kontakte zu knüpfen oder den Kundenkreis zu erweitern, so werden auch solche Aufenthalte entsprechend bei der Spesenabrechnung verrechnet.

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