Abiball Organisation / Programm

Zu einem gelungenen Abitur gehören nicht nur die Abiturzeitung und ein Abistreich, sondern auch der Abiball. Nicht erst nach der bestandenen Prüfung ist es wichtig, sich um die Organisation Gedanken zu machen. Mindestens ein halbes Jahr vorher, bestenfalls aber schon zu Beginn des letzten Schuljahrs, muss feststehen, wer den Abiball organisiert.

Wichtig hierbei ist, dass die Arbeit nicht nur ein oder zwei Personen betrifft. Aber auch nicht zu viele Leute, um den Überblick zu wahren. Zuverlässigkeit ist Priorität, sonst könnte die komplette Organisation zu Fall gebracht werden. Die Gruppe sollte aus einem Gruppenleiter bestehen, einem Schatzmeister und zwei bis vier weiteren Organisatoren.

Zuerst ist eine Nachfrage von Nöten, bei der herausgefunden werden muss, welche Mitschüler einen Auftritt planen oder bereit wären, eine Rede zu halten. Dazu gehört auch die Absprache mit der Schulleitung, in welcher Form und wie lange Reden, Zeugnis- und Preisübergaben eingeplant sind und ob das Kollegium selbst den Wunsch hat, Bühnenzeit für sich zu beanspruchen.

Zur Vorbereitung gehört auch eine Umfrage, aus dessen Ergebnis hervorgeht, wie viele Personen am Ball anwesend sein werden. Hierbei sind Familienangehörige und Freunde der Abiturienten genauso zu berücksichtigen, wie die Lehrer, Hausmeister, Sekretärinnen und Ehemalige, Schulsprecher sowie Personen, die maßgeblich zur Umsetzung der Feier (z.B. DJs) beitragen. Es ist ratsam, eine Höchstzahl anzuberaumen, die jeder Abiturient einladen darf. Ebenso ist herauszufinden, wer von den Geladenen vegetarisches Essen bevorzugt oder ob es Allergien gibt, die beachtet werden müssen.

Der Hauptansprechpartner ist immer der Gruppenleiter, bei dem alle Informationen zusammenlaufen. Zu den Aufgaben gehört eine Programmzusammenstellung mit genauer Zeitplanung. Hier sollte die Essenszeit mit einbezogen werden. Somit ist festzulegen, wann Einlass ist und wann das Programm beginnt. Weiterhin ist die Raumsuche und Bewirtschaftung eine große Aufgabe.

Zuerst also muss feststehen, wie viele Personen verbindlich kommen, um herauszufinden, in welcher Größenordnung eine Räumlichkeit gesucht werden muss. Je nach Gesamtanzahl der Gäste wird zwischen einem bewirteten Ballsaal oder einer aufgestuhlten Halle gewählt. Dazu ist auch wichtig, gewisse Programminhalte festzulegen. Wenn Stücke aufgeführt werden sollen, ist eine Bühne mit entsprechender Technik empfehlenswert, sollen nur Reden und die Zeugnisübergabe stattfinden, kann dies auch auf einem einfachen Podium passieren.

Beim Raum, wie auch beim Essensangebot sind verschiedene Angebote einzuholen, um die Konditionen zu vergleichen. Für das Menü werden mindestens zwei vegetarische und zwei Vorschläge mit Fleisch und/oder Fisch eingeholt. Wichtig ist hierbei, sich zu informieren, wie viel Gramm pro Person vom Caterer berechnet wird, um herauszufinden, ob die Portionen zum Preis angemessen sind. Gegebenenfalls können auch eigene Salate und Desserts eingeplant werden (hierbei darauf achten, dass kein Ei und keine Mayonnaise verwendet wird). Getränke können zumeist auf Kommission geordert werden.

Die Finanzierung findet mithilfe der Abiballkarten, Werbung in der Abiturzeitung und Spenden statt. Lehrer und Abiturienten bezahlen in der Regel keinen Eintritt, dafür aber alle weiteren Gäste. Jeder Abiturient leistet einen Beitrag in die Abikasse und eine Spendenkasse im Lehrerzimmer bringt meist zusätzliche Unterstützung. Die Finanzplanung muss mit anderen Organisationsgruppen rund ums Abitur abgestimmt und besprochen werden, um sich nicht zu verkalkulieren. Kuchenverkauf und Eintütaktionen im Supermarkt können zusätzliche Finanzspritzen sein.

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